RENTRI CONSERVAZIONE E TENUTA DIGITALE DEI DOCUMENTI
Conservazione Sostitutiva a Norma
Gestione Sicura e Conforme dei Registri e dei Documenti RENTRI ...
Con l’introduzione del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti), la digitalizzazione della gestione dei rifiuti aziendali prevede un passaggio essenziale: la conservazione digitale dei registri di carico e scarico vidimati, in sostituzione del tradizionale supporto cartaceo.
Questo processo assicura che i documenti mantengano pieno valore giuridico, civile e fiscale, grazie all’estrazione statica dei dati da archiviare, alla firma digitale, all’apposizione della marca temporale e alla registrazione dei log di sistema.
Il Registro non può essere tenuto su carta; in ispezione fa fede il registro elettronico correttamente tenuto e conservato. Le registrazioni sono progressive e non modificabili; eventuali rettifiche si aggiungono come nuove registrazioni.
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Con il RENTRI la gestione dei rifiuti diventa completamente digitale: i registri di carico e scarico devono essere archiviati in formato elettronico, con pieno valore legale.
In questo modo aziende e operatori
- rispettano la normativa,
- semplificano la gestione e
- tutelano la validità dei propri documenti.
La Conservazione Digitale assicura nel tempo accessibilità, autenticità, integrità e reperibilità dei documenti informatici.
Nel settore rifiuti, riguarda il Registro Cronologico di Carico e Scarico e, dal 2026, anche il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR).
Le regole sono stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee guida AgID.
Cos'è e perchè è obbligatorio
La Conservazione Digitale garantisce
Autenticità
Il sistema traccia i log in ogni fase del documento rendendolo unico e autentico.
Sicurezza
Firma elettronica e marca temporale impediscono modifiche non autorizzate.
Accessibilità
I documenti restano sempre leggibili e disponibili per controlli.
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Conservazione Digitale: cosa prevede la legge
Normativa sulla Conservazione: cosa prevede il RENTRI
Con il Decreto Direttoriale del 6 novembre n. 143/2023 sono state definite le regole per la conservazione digitale dei registri di carico e scarico dei rifiuti. Questi documenti vengono equiparati ai registri IVA e contabili, con gli stessi obblighi di gestione e archiviazione.
I principali punti previsti dalla normativa
Obbligo di conservazione digitale
I registri devono essere archiviati esclusivamente in formato elettronico, senza alternative cartacee.
Standard tecnico UNI SInCRO
Tutti i file devono rispettare gli standard stabiliti per garantire interoperabilità e uniformità tra i sistemi.
Vidimazione digitale
È richiesta l’apposizione di firma o sigillo digitale qualificato (o firma elettronica avanzata) insieme a una marca temporale certificata.
Tempistiche di conservazione
I registri devono essere conservati digitalmente almeno una volta all’anno, con la possibilità di archiviazioni più frequenti in base alle esigenze aziendali.
Ruoli e responsabilità
Ogni azienda deve nominare un responsabile della conservazione, incaricato di garantire la corretta gestione, protezione e disponibilità dei documenti digitali.
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Il Responsabile della Conservazione
Ruolo e Compiti del Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione è una figura centrale nella gestione digitale dei documenti, con l’incarico di assicurare che i registri siano gestiti in conformità alle linee guida AgID e al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Principali Responsabilità della Conservazione
- Definizione delle politiche di conservazione
Stabilisce regole e requisiti del sistema di conservazione, garantendo la piena conformità normativa. Gestione della documentazione
Sottoscrive il rapporto di versamento e si occupa del pacchetto di distribuzione dei documenti da conservare.Accessibilità e integrità dei registri
Vigila affinché i documenti siano sempre consultabili e protetti da modifiche non autorizzate.Supervisione della sicurezza
Monitora costantemente il sistema per assicurare protezione e affidabilità dei dati archiviati.Rapporti con gli Enti di controllo
Collabora con le autorità competenti fornendo la documentazione necessaria in caso di verifiche.Redazione del Manuale di Conservazione
Definisce standard e procedure, aggiornandoli in base a evoluzioni normative, organizzative o tecniche. Documento che descrive procedimenti, ruoli, software, formati e misure di sicurezza adottati dall’azienda per la conservazione digitale dei documenti, incluso il Registro Cronologico dei Rifiuti.
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Conservazione e Trasmissione al RENTRI
Differenza tra Conservazione Digitale e Trasmissione al RENTRI
Sebbene trasmissione e conservazione siano due operazioni collegate, svolgono ruoli distinti nella gestione dei dati.
La trasmissione consiste nell’inviare copie delle informazioni per garantire tracciabilità, mentre la conservazione riguarda l’archiviazione sicura dell’originale digitale a valore legale. Comprendere questa differenza è fondamentale per rispettare gli obblighi normativi e assicurare la validità dei documenti.
| Aspetto | Trasmissione al RENTRI | Conservazione Digitale a norma |
|---|---|---|
| Definizione | Invio telematico dei dati delle operazioni al Registro Elettronico Nazionale. | Archiviazione sicura e immodificabile del documento informatico nel tempo. |
| Obiettivo | Garantire tracciabilità e controllo dei flussi. | Mantenere integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità a lungo termine. |
| Contenuto | Dati richiesti dal sistema (movimenti, CER, quantità, ecc.). | Registro Cronologico completo e originale, tenuto localmente. |
| Frequenza | Secondo i tempi previsti dal DM 59/2023. | Almeno una volta l’anno (consigliata maggiore frequenza). |
| Valore legale | Adempimento obbligatorio, ma non assicura da solo la validità nel tempo. | Conferisce valore legale opponibile a terzi e in sede giudiziaria. |
| Gestione | Portale RENTRI o software gestionale abilitato. | Sistemi di conservazione accreditati AgID, con firma digitale o sigillo elettronico. |
| Responsabilità | Correttezza e puntualità dell’invio dei dati. | Archiviazione a norma e immodificabilità del documento. |
Trasmettere i dati al RENTRI significa inviare una copia delle informazioni al sistema centrale, garantendo la tracciabilità delle operazioni. Conservare il Registro, invece, significa custodire l’originale digitale a valore legale, in modo sicuro e conforme alla normativa.
In altre parole:
- la trasmissione serve a notificare e rendere tracciabili i dati;
- la conservazione serve a garantire validità legale e reperibilità del documento originale.
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Utilità della Conservazione
I Vantaggi della Conservazione Digitale RENTRI
Adottare un sistema di conservazione digitale conforme al RENTRI porta benefici concreti, semplificando la gestione documentale e garantendo sicurezza normativa.
Addio alla carta
Documenti gestiti solo in digitale, con riduzione di costi e tempi di archiviazione.Processi automatizzati
Registrazione, firma digitale e archiviazione avvengono in modo automatico, senza interventi manuali.Massima sicurezza
Dati protetti da accessi non autorizzati e conservati secondo gli standard AgID.Accesso immediato
Registri sempre disponibili e consultabili in caso di verifiche o ispezioni.Conformità garantita
Ogni operazione è tracciata e certificata, azzerando il rischio di irregolarità.
I principali benefici della Conservazione Sostitutiva Digitale
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Domande frequenti sulla Conservazione Sostitutiva Digitale e il RENTRI ...
La conservazione digitale nel RENTRI è il processo che garantisce l’archiviazione elettronica a norma di documenti e registri legati ai rifiuti, assicurandone validità legale e integrità nel tempo.
Tutti gli operatori devono rispettare le Linee Guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) per garantire la corretta archiviazione dei documenti legati ai rifiuti.
La conservazione digitale permette di archiviare documenti in formato elettronico e garantire la loro integrità e autenticità nel tempo. Questo processo include sia i documenti nativamente digitali sia quelli originariamente cartacei, successivamente digitalizzati.
I servizi messi a disposizione dal RENTRI per la gestione del Registro di Carico e Scarico in formato digitale consentono di generare i file necessari per la conservazione digitale. Tuttavia, il RENTRI non effettua la conservazione dei dati.
Sono obbligate tutte le imprese e gli enti iscritti al RENTRI che gestiscono rifiuti, in particolare produttori, trasportatori e impianti autorizzati.
Devono essere conservati digitalmente registri cronologici, formulari di identificazione e tutte le comunicazioni obbligatorie previste dalla normativa RENTRI.
I documenti RENTRI devono essere conservati per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa sulla gestione documentale e ambientale.
Oltre a rispettare gli obblighi di legge, la conservazione digitale riduce i costi di archiviazione, semplifica la gestione e migliora la sicurezza e la reperibilità dei documenti.
La registrazione è riservata a chi non ha obblighi formali ma vuole accedere al sistema per scaricare o vidimare il FIR. L’iscrizione è obbligatoria per chi deve tenere il Registro di Carico e Scarico e trasmettere dati al RENTRI.
Sono obbligati tutti i soggetti che oggi tengono il Registro di Carico e Scarico o presentano il MUD: produttori, trasportatori professionali, intermediari, impianti, e imprese con più di 10 dipendenti che producono rifiuti non pericolosi da specifiche attività.
Le scadenze variano: entro il 13 febbraio 2025 per impianti, trasportatori, intermediari e imprese con oltre 50 dipendenti; dal 15 giugno al 14 agosto 2025 per produttori con più di 10 dipendenti.
Sì: se svolgi più attività (es. trasporto e trattamento), indicale entrambe nella stessa iscrizione.
I soggetti non obbligati possono registrarsi per vidimare digitalmente il FIR tramite l’area dedicata ai produttori non iscritti, senza necessità di iscrizione completa.
Vanno trasmessi al RENTRI tutti i dati contenuti:
- nel registro di carico e scarico tenuto in formato digitale;
- nei FIR in formato digitale e relativi ai rifiuti pericolosi, a partire dal 13 febbraio 2026.
- Sino al 12 febbraio 2025, il registro di carico e scarico dei rifiuti si tiene utilizzando i modelli (c.d. “vecchi”), definiti dal D.M. 148/1998, in formato cartaceo e con vidimazione presso le Camere di Commercio, secondo quanto previsto dall’art. 190 del D.lgs. 152/2006.
- Dal 13 febbraio 2025 non sarà più possibile utilizzare i “vecchi” modelli anche se già vidimati. Le pagine non utilizzate andranno barrate e annullate.
- Dal 13 febbraio 2025 e sino all’iscrizione al RENTRI gli operatori tengono il registro di carico e scarico in formato cartaceo utilizzando il nuovo modello scaricabile dal portale del RENTRI a partire dal 15 dicembre 2024, da vidimare presso le Camere di Commercio.
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